全面解析WPS审阅功能与技巧

一、什么是WPS审阅

WPS审阅是WPS Office中一项强大的功能，用于帮助用户高效、便捷地审阅和修改文字处理文档。无论你是在编辑论文、撰写合同，还是进行商业文案的审查，WPS审阅都能提供极大的便利。

二、WPS审阅的核心功能

在讨论WPS审阅之前，我们来了解一下它的核心功能：

• 批注功能：在文档中插入自己的意见或建议，便于记录和反馈。
• 跟踪修订：记录对文档所做的所有修改，帮助审阅者了解编辑内容。
• 对比文档：轻松了解不同版本文档之间的差异。

三、如何使用WPS审阅

下面将详细介绍如何在WPS中进行审阅，包括各项功能的具体步骤：

3.1 启用审阅功能

1. 打开需要审阅的文档。
2. 在上方工具栏中，找到并点击“审阅”选项卡。
3. 选择需要使用的审阅功能，如批注或修订。

3.2 添加批注

• 选中想要添加批注的文本。
• 右键点击并选择“插入批注”。
• 在侧边窗格输入你的意见或建议。

3.3 跟踪修订内容

1. 在“审阅”选项卡中，点击“开始跟踪修订”。
2. 进行的每一次编辑如增加、删除文本都会被标记。
3. 完成后，可以通过“关闭跟踪”保存最终版本。

3.4 对比不同版本

1. 在“审阅”选项卡中，选择“比较文档”。
2. 选择需要对比的两份文档，点击确定。
3. 查看对比结果，突出显示的更改让你能轻松审阅。

四、WPS审阅使用的注意事项

在使用WPS审阅功能时，有几个注意事项需要铭记：

• 确保启用跟踪修订，在文档完成后再关闭该功能。
• 根据需要选择是否保存批注、修改建议。
• 对待多位合作者的反馈要集中管理，确保不会遗漏宝贵建议。

五、WPS审阅的最佳实践

为了更高效地使用WPS审阅，以下是一些实用的技巧：

• 定期检查修订内容，便于及时了解文档的最新变更。
• 借助批注功能，在关键部分次要标注重要心得，便于今后的参考。
• 使用合理颜色区分不同审阅者的批注，保持文档整洁与可读性。

六、FAQ：关于WPS审阅的常见问题

6.1 WPS审阅中，有哪些快捷键可以使用？

• 通过Ctrl + Alt + M可以快速插入批注。
• 使用Ctrl + Shift + E快速进行修订等。

6.2 如果不小心关闭了跟踪修订怎么办？

• 如果关闭后未保存文档，则无需担心可以仅从“还原”功能中恢复，若已保存则无法找回。

6.3 如何转换和导出含有审阅的文档？

• 在“文件”菜单中，选择“另存为”，选择所需格式并定制保存选项。对比时候的标记仍然留在文件中。

6.4 WPS审阅如何处理多个审阅者的意见？

• 在使用“对比文档”后，所有审阅者的意见都会并列显示，方便整合。

6.5 如何避免文档中的批注和修订后续显示？

• 启用“隐藏批注和修订”的功能后，将不公开显示所有审阅，同时仍可保留更改的痕迹。

七、总结

WPS审阅功能使得文档编辑过程中的协作变得更为高效，通过掌握各个功能及技巧，用户将更轻松地管理和审阅位于WPS中的各种文档。不论是在日常工作，还是学校学习，WPS审阅都能为您提供优秀的支持与保障。